Manüel yeniden düzenleme
Manüel yeniden düzenleme özelliği ile bir fonksiyonun sonucu, kullanıcı tarafından kontrol edilebilir ve gerektiğinde düzeltilebilir. Arama fonksiyonlarında çift olduğu tespit edilen adresler, çift kayıt grupları şeklinde gösterilir. Çift kayıt aramasıyla ilgili verilerin yanı sıra diğer, çift kayıt araması ile ilgili olmayan tablo sütunları da gösterilir. Kullanıcı, bu bilgilere bakarak çift kayıt olarak tespit edilen adreslerden hangisinin silineceğine karar verebilir.
Silme protokolü
Silme protokolü, arama fonksiyonlarında yinelenenleri kaldırma sonucunun ve dolayısıyla çift olduğu tespit edilen veri kayıtlarının yazdırılabilir şeklidir. Silme protokolünün iki farklı biçimi vardır. 1. son derece kısa ve özet halinde 2. ise okunması daha kolay ve daha uzun. Çıktı her iki şekilde farklı dosya tiplerine kaydedilmektedir: PDF’in yanı sıra HTML, Metin, CSV, MHT, EXCEL, Zengin metin (rtf) ve grafikler kullanılabilir. Çıktı ayrıca yukarıda belirtilen dosya formatlarından birinde e-posta eki olarak gönderilebilir veya yazdırılabilir.
Sonuç protokolü
Sonuç protokolü, arama fonksiyonlarında yinelenenleri kaldırma sonucunun yazdırılabilir şeklidir. Yazdırma, kaydetme ve e-posta olarak gönderme imkânları silme protokolü ile aynıdır.
Kaynak dosyadan silme
Veri kaydı silebilen tüm fonksiyonlarda fonksiyon sonucu, istenirse doğrudan kaynak dosyaya uygulanabilir. Arama fonksiyonlarında, çift girildiği tespit edilen veri kayıtları kaynak dosyadan silinir.
Sonucu dışarı aktar
Sonuçların dışa aktarıldığı esnada, içerdikleri tüm sütunlar ile oradaki orijinal tablodan gelen veri kayıtları, işlevin sonucuna göre yeni bir dosyaya yazılır. Bu dosya isteğe bağlı olarak bir CSV veya bir Excel dosyası olabilir.
Kural olarak, orijinal tablodaki tüm veri kayıtları yeni dosyaya yazılır. Eşleştirme işlevleri ile, yani sonucun belirli veri kayıtlarını silmek için kullanılabildiği tüm bu işlevlerle, aşağıdaki değişkenler arasından seçim yapılabilir:
- Kalan (ayarlanmış) miktar: Silme göstergesi ile işaretlenmiş veri kayıtları dışında tüm veri kayıtları buraya yazılır.
- Yalnızca sonuçtakiyle uyuşan hedefler: Buraya yalnızca silme göstergesi ile işaretlenen veri kayıtları yazılır.
İki tablo birbiriyle eşleştirilirse, bu iki tablodan hangisinin oluşturulacak dosya için veri kaynağı olarak hizmet vermesi gerektiğini de seçebilirsiniz.
Yinelenenler dosyası
Yinelenenler dosyasına, yinelenenleri kaldırma fonksiyonları sonucunda ortaya çıkan sonuçlar, ayrı bir dosya şeklinde kaydedilir. Yinelenenler dosyasının hangi biçimde saklanacağı seçilebilir: CSV veya Excel dosyası. Bu dosya baz alınarak daha ayrıntılı aramalar yapılabilir. Örneğin ikinci bir tablodaki muhatapları silmek veya aktarmak için. Veriler iki farklı şekilde kaydedilebilir. 1. seçenek: Her bir satırda yalnız bir münferit kaydın çift kayıt ve adres numarası yer alacak şekilde. 2. seçenek: Yinelenenler numarasının yanındaki satırda hem silinecek olan hem de saklanacak olan veri kaydının adres numarası yer alacak şekilde.
Kayıtları işaretleme
Arama fonksiyonlarında çift girildiği tespit edilen veri kayıtları, ya yinelenenler numarası ya da basit bir silme işareti ile dosyada da işaretlenebilir. Buradaki bilgi de daha ayrıntılı aramalar yapmak için kullanılabilir.
Kayıtlı saklı yordam ile işleme
Arama fonksiyonlarının sonucu ayrıca kayıtlı, özel saklı yordam yardımıyla veri tabanında işlenebilir. Bu seçenek yalnızca veri tabanı sunucuları için geçerlidir. Bu özellik, örneğin alt düzey silme işlemlerini veya silinecek adresin bilgilerini saklanacak adrese aktarma gibi işleri, silme işlemine eklemek için kullanılabilir.
Verileri zenginleştirme
Çift kayıt aramasının, karşılaştırma sonucu ayrıca bir tablodaki bilgileri diğerine aktarmak için kullanılabilir. Bu amaçla hangi veri alanlarının kullanılacağına kullanıcı, serbestçe karar verebilir. Örneğin bir tabloda telefon numarasını içeren veri alanı, kaynak veri alanı olarak belirtilebilir ve diğer tabloda henüz boş olan bir veri alanı hedef veri alanı olarak belirtilebilir. Hedef veri alanının içeriği üzerine gerektiğinde kaynak tablodaki veriler yazılabilir. Hedef tablo bir Excel dosyası ise hedef veri alanı olarak ya mevcut ya da program tarafından oluşturulacak yeni bir veri alanı girilebilir. Tüm diğer veri biçimlerinde hedef veri alanı önceden tabloda mevcut olmalıdır. Başka bir deyişle yinelenenleri kaldırma sonucu burada, iki tablonun münferit veri kayıtları arasında bir ilişki oluşturmaktadır. Bu ilişkiye dayanılarak belirli veri alanlarındaki bilgiler diğer tabloyu tamamlamak için kullanılmaktadır.
Kayıtları tamamlamak
Kayıt tamamlama, sonuca göre bir kayıttan diğerine diğer kaydı tamamlamak veya güncellemek amacıyla veri transferini içerir.
Kayıtları birleştir
Kayıt birleştirme aşağıdaki iki adımı içerir:
- Manüel yeniden düzenlemede kızıl haç işaretli kayıtlar silinir.
- Ayrıca, silinen kayıtlardan veriler de kalan kayıtlardaki seçili sütunlara eklenir.